7 pasos claves para una digitalización exitosa con la firma digital VIDsigner

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Sin duda, Internet y las nuevas tecnologías están transformando todo a su paso y redefiniendo tanto a la sociedad, así como a los modelos de negocio de la mayor parte de sectores económicos.  

Una encuesta global de McKinsey sobre estrategia digital, muestra que, en áreas clave del modelo comercial, la adopción general de tecnologías digitales por parte de las empresas se había acelerado entre tres y siete años en un lapso de meses. Y en las empresas con las dotaciones tecnológicas más fuertes, los encuestados dicen que están operando a un ritmo aún más rápido.  

En esta era digital, la innovación surge en todas las áreas de negocio sanidad, administraciones públicas, recursos humanos, finanzas, logística, ventas, inmobiliarias, legal, educación, etc. y los empresarios, CEOs, directivos y líderes se enfrentan a importantes retos de transformación digital.  

Minimizar la dependencia del papel es una manera de comenzar a implementar la digitalización en los espacios de trabajo, y no tiene por qué representar un gran cambio colectivo ni una inversión en tecnologías con grandes costes. De hecho, es una transformación asumible a través de elementos que agilizan este cambio, como puede ser el uso de las firmas digitales.  

Gracias a VIDsigner, la firma de un documento se puede integrar dentro de la dinámica de cualquier proceso preexistente y no afecta al flujo de trabajo habitual, sino que lo mejora. En este sentido, las firmas digitales se convierten en un instrumento clave para mejorar la productividad y eliminar la necesidad del papel, desplazamientos y archivo físico.  

Tipos de firmas electrónicas VIDsigner que se adaptan a procesos diferentes:

digitalización con firma digital VIDsigner

Beneficios de implementar las firmas digitales VIDsigner

  • Más seguridad : Una hoja de papel impresa con datos de personas es fácilmente extraviable y manipulable. En cambio, la digitalización de los archivos permite tener un control superior sobre la custodia del documento y una auditoría completa del ciclo de vida de este.
  • Ahorro de costes: La eliminación del papel en la empresa supone un ahorro que impacta en: costes de consumibles, administración de impresoras, energía, productividad y archivo físico.
  • Eficiencia: Mejora la productividad en el entorno laboral y en las relaciones con los clientes, que solo tienen que recibir el documento electrónicamente y firmarlo desde el dispositivo de su elección, ya sea el ordenador, laptop, la tablet o su smartphone, desde cualquier lugar en el que se encuentren.
  • Sostenibilidad: El uso de papel supone un mayor consumo de energía. Mediante la digitalización de procesos se reduce en C02, lo que contribuye a mejorar el medioambiente.
  • Eliminación de archivo físico
  • Automatización: Reducción de errores humanos, como el duplicado o la alteración del propio documento.
  • Mejora de comunicación con los clientes: gracias a la personalización y acceso en tiempo real a los datos, mejoran las expectativas del cliente, a la vez que aumentan los leads y se impulsa la retención y fidelidad.
  • Herramienta adaptable al teletrabajo

Te recomendamos estos 7 pasos para la digitalización de tu empresa

  1. Análisis de la situación: entender qué entornos de empresa atenderemos primero y cómo los mediremos.
  2. Planificación: Para poder evaluar los progresos durante el proceso, es muy importante establecer metas. Esto nos permitirá entender qué entornos de empresa atenderemos primero y cómo los mediremos.
  3. Designar al equipo: designar los líderes en la implementación de los pasos y los objetivos del proyecto, así como saber transmitir la información a cada departamento.
  4. Ajustar la solución: repasar en una lista el software que la organización utiliza actualmente. Esto permite identificar los productos que ya están en el paquete tecnológico y los elementos que necesitan una generación automatizada de documentos y firma electrónica.
  5. Formación: El objetivo no es que todos los involucrados sean conscientes de cómo mejorar el negocio, sino que los usuarios se familiaricen con los conceptos y objetivos antes de desplegar la solución.
  6. Implementación: comunicar de forma clara, concisa y frecuente. Tiene que haber una línea de tiempo bien definida para la transición, y tener un equipo preparado para ayudar según sea necesario y previamente formado.
  7. Medición: Aquí volveremos también a los KPIs que definimos en la fase de planificación y haremos comparaciones antes y después de todo lo que se ha logrado.

La firma electrónica se puede integrar en este proceso de manera rápida, sencilla y segura.

VIDsigner está conectado con +150 soluciones de software fáciles, seguras y versátiles

Casos de uso de las firmas electrónicas VIDsigner

digitalización con firma digital VIDsigner

La digitalización de procesos juega un papel muy importante en este camino y es por eso que hemos desarrollado un documento donde analizamos detalladamente los pasos que pueden tomar las empresas para reducir la dependencia del papel. Te ayudamos a afrontar este reto en la digitalización al 100% de los procesos con las firmas electrónicas VIDsigner.

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