Mosscare St Vincent's Housing Group (MSV) possède et gère près de 9 000 logements dans le Grand Manchester, le Lancashire et le West Yorkshire. Leurs aspirations sont de répondre à la crise du logement dans le Nord-Ouest, en aidant la génération du millénaire privée de logements décents, les personnes âgées, les personnes à faibles revenus, celles qui ont besoin d'un logement spécialisé, les primo-accédants et les personnes qui se “redressent ”.
Signature à distance de contrats à l'aide de signatures numériques
En raison du passage au travail hybride - pratique consistant à combiner le travail à distance et le travail au bureau - et de la pandémie de la Covid-19, MSV devait trouver une solution viable pour obtenir des signatures sans papier et contraignantes sur des documents et des formulaires, tant pour les employés que pour les clients. Auparavant, il n'existait aucun processus de signature numérique qui soit juridiquement contraignant ou accepté.
Méthodes de signature traditionnelles
Traditionnellement, les locataires devaient signer les documents en se déplaçant physiquement, ce qui n'était pas seulement peu pratique, mais prenait aussi plus de temps pour s'assurer que les formalités légales étaient remplies. Si le locataire manquait le rendez-vous, tout s'arrêtait jusqu'à ce qu'il puisse être reprogrammé. En outre, l'obtention de signatures de tiers, notaires et avocats, s'est avérée problématique, ce qui a retardé les délais de remise des clés. MSV voulait un moyen plus facile pour les locataires de signer leurs papiers sans avoir à être physiquement présents.
Trouver une solution électronique viable
L'association de logement a examiné d'autres solutions de signature électronique, mais elle a estimé qu'elles n'étaient pas adaptées à 100 % à ses besoins. L'entreprise souhaitait passer au numérique afin de rendre les processus plus fonctionnels pour les employés et les locataires, et s'est donc tournée vers DocTech, son fournisseur de longue date, pour obtenir de l'aide. DocTech est un spécialiste de la gestion de documents qui a installé et soutient MSV avec DocuWare, un système de gestion de documents numériques.
Après avoir testé plusieurs solutions, MSV a réalisé qu'il lui fallait une solution fiable et surtout adaptable à ses processus. Il devait être facile à utiliser pour que les employés puissent profiter immédiatement de ses avantages.
La capacité d'intégration avec d'autres plates-formes a également été un facteur important dans le processus de décision de MSV.
“L'exigence d'un service de signature est venue dans le cadre d'une approche commerciale plus agile et a été exacerbée par la pandémie. La forte dépendance à l'égard des signatures papier nous freinait et nous ralentissait. Après avoir examiné d'autres fournisseurs de signatures, il est vite apparu qu'il ne suffisait pas de passer directement des signatures humides aux signatures numériques, car les collègues devaient toujours classer les documents manuellement. L'intégration de VIDsigner dans DocuWare nous a apporté une solution à ces deux problèmes, et est devenue en peu de temps une partie essentielle de nos processus”.
Paul Clark, Analyste principal des applications TIC
La solution
En tant que fournisseur de logements sociaux, MSV dispose de nombreux types de documents et de formulaires différents qui doivent être signés. Il peut s'agir de simples documents relatifs à la location, de contrats plus complexes ou de documents juridiques tels que des candidatures et des politiques internes en matière de TIC.
Utilisation de la signature électronique
La première utilisation de l'intégration de VIDsigner avec DocuWare a eu lieu dans le cadre du déploiement d'un nouvel appareil à la fin de l'été/automne 2020, qui exigeait que les employés de MSV signerent à la réception de leur équipement par coursier.
Suite au succès de cette utilisation, l'intégration est devenue un élément clé du processus de déploiement des équipements TIC et a contribué de manière significative à la rationalisation des opérations.
Pendant la pandémie de Covid-19, l'équipe chargée des locations de MSV avait besoin d'un moyen de délivrer des documents aux locataires en fonction d'un processus de consultation virtuelle. En quelques semaines et avec l'aide de DocTech, MSV a pu présenter une preuve de concept.
Dans le cadre de cette démonstration de faisabilité, les informations et les documents générés par le système de gestion du logement ont été envoyés à DocuWare, où ils ont été reliés à VIDsigner. En mai 2021, MSV a mis en service un nouveau processus client remanié, qui permet de signer tous les formulaires requis à l'aide de VIDsigner.
En mars 2022, l'utilisation de VIDsigner a encore augmenté en introduisant des types de documents de demande de logement dans l'environnement.
Les avantages de l'intégration de VIDsigner dans le système de gestion des logements de MVS
L'introduction de VIDsigner dans le processus de l'entreprise n'est pas seulement un simple échange entre la signature humide et la signature numérique, mais présente également d'autres avantages:
• Une réduction du temps administratif: Une fois générés et signés, les documents sont automatiquement stockés dans l'armoire DocuWare correspondante.
• Une meilleure compréhension et utilisation de leur système de gestion du logement par les employés, en mettant l'accent sur l'amélioration de l'efficacité des processus et leur orientation vers le client.
• Une augmentation substantielle de l'utilisation de leur portail client: En initiant les employés et les clients à une façon numérique de faire les choses.
À propos de DocTech
Fondée en 1984, DocTech est spécialisé des les solutions de documents numériques automatisés, répondant aux besoins des organisations, depuis les simples archives numériques jusqu'aux flux de traitement des factures complexes et aux intégrations avec des tiers.
Basé à Bury, au Royaume-Uni, DocTech travaille avec plus de 300 clients à travers le Royaume-Uni et l'Irlande, tant dans le secteur privé que public.
Citation d'un dirigeant d'entreprise (DocTech) général de DocTech, a déclaré : “Nous travaillons avec MSV depuis 2001 et notre relation ne cesse de se développer. Avec l'aide de nos partenaires de Validated ID, nous pouvons offrir une solution de signature électronique qui s'intègre directement dans DocuWare, ce qui permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'expérience des locataires".
